Uw Compliance Begint bij de Basis! Het Aandeelhoudersregister.

Groot deel aandeelhoudersregisters voldoet niet aan de Wet (uit: Onderzoek Universiteit Utrecht)

Als trustkantoor beheert u vennootschappen. Aan de basis van uw dienstverlening staat het register van aandeelhouders, het enige juridische document waarin de chronologie in eigendom en zeggenschap van iedere vennootschap moet zijn vastgelegd. Gezien het belang van dit register, dat onder meer dienst doet bij de bestrijding van financieel-economische criminaliteit met vennootschappen -zoals witwassen, financiering van terrorisme en belastingontduiking- en ter vaststelling van de UBO, legt de Wetgever het bestuur van de vennootschap strikte eisen op. Zo is het niet up-to-date houden van het register van aandeelhouders een economisch delict dat kan worden bestraft met een maximale gevangenisstraf van een half jaar, een geldboete van € 22.500 of een taakstraf. Iedere bestuurder is verder hoofdelijk aansprakelijk als het niet volledig bijhouden van het register bij derden tot schade leidt.

Een groot nationaal onderzoek aan de Universiteit Utrecht, onder 3342 (kandidaat-)notarissen, in samenwerking met de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, toont aan dat er al jaren van alles mis is met registers van aandeelhouders in ons land. Besturen lopen dus voortdurend diverse risico’s de wet te overtreden en daarmee pleger te zijn van een economisch delict. Het gebruik van papieren registers zorgt voor extra risico’s.

Bovengenoemd onderzoek onder 3.342 geraadpleegde notarissen brengt exact in kaart op welke vlakken de wet wordt overtreden en ook wat de oorzaken zijn. Enkele punten samengevat:

• Vrijwel alle respondent-notarissen in het onderzoek geven aan dat het register van aandeelhouders regelmatig ontbreekt of niet wordt verstrekt. Hiervan is sprake in meer dan 20% van de gevallen, aldus bijna 49% van de notarissen. Bijna 25% van de notarissen geeft aan dat het register zelfs in meer dan 40% van de gevallen ontbreekt.
• Wanneer het register wél aanwezig is, bevat het zeer geregeld onjuiste of onvolledige informatie. Zeventig procent van de respondent-notarissen geeft aan dat dat in meer dan 20% van de gevallen zo is. Volgens 35% van de notarissen ligt dit percentage zelfs boven de 40%!
• ‘Uit de hiervoor aangehaalde resultaten met betrekking tot het ontbreken van registers kan worden afgeleid dat een deel van de gebreken waarmee het notariaat wordt geconfronteerd te wijten is aan de manier waarop het bestuur van de vennootschap met zijn verplichtingen omgaat (…)
• In die gevallen waarin het register wél aanwezig is, maar de daarin vervatte informatie toch gebrekkig is, is het op voorhand niet duidelijk aan wie deze gebreken te wijten zijn. Voor bepaalde gegevens staat het echter vast dat de vennootschap daarvan op de hoogte zal zijn. Zo zal de vennootschap steeds op de hoogte behoren te zijn van de hoogte van het op aandelen gestorte bedrag (…) Ten aanzien van deze aantekeningen geeft bijna 23% van de respondenten aan dat in de door hen aangetroffen registers deze gegevens in meer dan 20% van de gevallen ontbreken of onjuist zijn. Wederom een indicatie dat het bestuur haar taakvervulling niet met bijzonder veel plichtsbesef op zich neemt’. (p.23)

Voorjaar 2017: nieuw nationaal onderzoek onder honderden notarissen

Om inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken wordt op korte termijn exact hetzelfde onderzoek opnieuw groots uitgezet, ditmaal door Stock-Dock. Houd deze site in de gaten, de uitkomsten zullen binnenkort beschikbaar worden gemaakt.

Om het organigram te kunnen bekijken, klik in het organigram:

(Bron schema: De staat van het aandeelhoudersregister, p. 23)

Oorzaken van wetsovertredingen door onjuiste (papieren) registers: 3 fasen

Het universitair onderzoek onderscheidt 3 fasen waar het mis gaat: ‘Het register dient door het bestuur van de vennootschap te worden bijgehouden. Uiteraard zal het bestuur slechts tot bijhouden kunnen overgaan wanneer het op de hoogte is van een relevante mutatie. Deze kennisname vormt fase 1. Wanneer het bestuur op de hoogte raakt van een mutatie hoeft dat niet steeds te betekenen dat het bestuur ook tot (correcte) aantekening overgaat. Deze aantekening vormt fase 2. Vervolgens is het nog de vraag of het bestuur het register juist behoudt; immers het register kan simpelweg zoek of beschadigd raken. Het behouden van het register vormt fase 3. Waar fase 1 mogelijk buiten de macht van het bestuur ligt, liggen fase 2 en 3 steeds binnen de macht van het bestuur. Indien achterhaald kan worden waar de gebreken ontstaan, kan doeltreffend ingegrepen worden’ (De staat van het aandeelhoudersregister^1), p.22-23). De opbouw wordt hierboven schematisch weergegeven.

Hoe zorg je er als bestuur voor dat je papieren registers aan de wet voldoen?

Om met optimale zekerheid compliant te zijn, dient u de problemen in alle drie de fasen te onderkennen, op te lossen en de risico’s in de verschillende fasen maximaal te elimineren. U dient hier blijvend aandacht aan te besteden:

Om de tabel te kunnen bekijken, klik in de tabel:

Kan dit ook anders? Wilt u dit niet zelf doen en wilt u niet telkens onvoorziene kosten maken? Wilt u laten zien dat u uw compliance aan de basis wél optimaal geregeld heeft?

Analoog wordt digitaal: alle knelpunten in één keer opgelost met een digitaal aandeelhoudersregister.

De juristen van Stock-Dock hebben jarenlang gewerkt aan een moderne online vervanger van de papieren registers. Wilt u meer weten, klik HIER‎ voor meer informatie.